Cara Menghindari Buru-buru Memecahkan Masalah

Albert Einstein dilaporkan mengatakan bahwa jika punya waktu satu jam untuk memecahkan masalah, akan menghabiskan 55 menit memikirkan masalah dan lima menit memikirkan solusi. Tetapi Einstein tidak menjalankan perusahaan di tengah pandemi, ketika kebanyakan dari kita bekerja lebih lama dan membuat keputusan baru setiap hari tentang masalah mulai dari pengasuhan anak hingga keselamatan karyawan. Antara bias kognitif kita dan kapasitas terbatas kita untuk pengambilan keputusan, ketika tangki bahan bakar mental kita kehabisan bahan bakar, kita cenderung menghemat energi dengan menghindari keputusan atau terburu-buru mencari solusi sebelum kita memiliki kesempatan untuk sepenuhnya memahami masalah yang kita hadapi.

Dapat dimengerti kenapa kita melompat ke solusi. Menyilangkan item dari daftar tugas seseorang dan memperbaiki masalah memberikan lonjakan dopamin yang menghibur, terutama saat dunia di sekitar kita merasa lebih tidak stabil dan mengancam. Namun demikian, solusi pembalut luka yang tidak efektif dapat memperburuk keadaan, dan dalam jangka panjang bisa sama merusaknya dengan masalah yang coba dipecahkan. Berikut empat langkah sederhana yang dapat membantu Anda mengatasi keinginan untuk terburu-buru mencari solusi.

1. Observasi

Sangat mudah untuk melompat ke solusi yang buruk jika Anda tidak memiliki pemahaman yang kuat tentang fakta – dan Anda tidak bisa mendapatkannya jika Anda tidak meninggalkan meja, kantor atau ruang konferensi Anda. Mengumpulkan fakta berasal dari pengamatan yang cermat.

Spreadsheet dan laporan yang sering kita andalkan hanyalah data, representasi realitas dua dimensi. Data memberitahu Anda seberapa sering mesin rusak di jalur perakitan. Fakta – yang berarti pengamatan langsung – menunjukkan bahwa mesin kotor, berlumuran oli dan tidak dibersihkan atau dirawat dalam waktu yang lama.

Data memberitahu Anda bahwa pekerja tidak tepat waktu untuk rapat Zoom. Fakta – dikumpulkan dari wawancara dengan karyawan Anda – mengungkapkan bahwa rapat jam 9 pagi itu sulit karena orang tua mempersiapkan anak-anaknya untuk sekolah online; Rapat pukul 12.30 sangat menantang karena mereka membuat makan siang untuk anak-anaknya; dan bahwa terburu-buru untuk video conference telah menghilangkan downtime yang diperlukan di antara rapat, dan orang-orang hanya perlu waktu untuk istirahat.

Data tanpa fakta memberi Anda pandangan dunia dua dimensi, hitam-putih. Fakta tanpa data memberi Anda warna dan tekstur, tetapi bukan wawasan mendetail yang Anda perlukan untuk memecahkan masalah paling rumit. Oleh karena itu, untuk sampai pada kesimpulan yang berguna, pertimbangkan keduanya.

2. Susun Masalah Anda dengan Benar

Pernyataan masalah tampaknya sulit dilakukan dengan benar karena beberapa alasan. Pertama, mudah untuk salah mengira gejala sebagai masalah yang mendasarinya. Misalnya, Anda mungkin berasumsi bahwa untuk membantu seorang anak di Flint, Michigan yang memiliki masalah perilaku di sekolah dan berjuang dengan pemahaman bacaan, Anda perlu fokus pada masalah tersebut. Tapi ini hanya gejala. Masalah sebenarnya adalah timbal dalam sistem air kota.

Pernyataan masalah yang disusun dengan baik membuka jalan untuk diskusi dan pilihan. Pernyataan masalah yang buruk menutup berbagai alternatif dan dengan cepat mengirim Anda ke dalam kesulitan berpikir yang lancar.

Pertimbangkan dua pernyataan masalah ini:

  1. Rumah sakit membutuhkan lebih banyak ventilator
  2. Rumah sakit membutuhkan lebih banyak ketersediaan ventilator

Perhatikan bahwa pernyataan pertama sebenarnya bukan masalah. Ini solusinya. Satu-satunya tanggapan yang mungkin untuk kebutuhan lebih banyak ventilator adalah.. membeli lebih banyak ventilator. Apa solusi untuk pernyataan masalah kedua? Tidak jelas – mana yang baik, karena mendorong kita untuk berpikir lebih dalam. Menghindari penilaian implisit (membutuhkan lebih banyak mesin) menimbulkan pertanyaan yang membantu mengembangkan solusi yang lebih baik: Berapa banyak mesin yang saat ini sedang diperbaiki? Apakah kita melakukan pemeliharaan preventif yang cukup untuk menjaga agar semuanya dapat beroperasi? Apakah kita tahu di mana semua ventilator berada, atau apakah perawat menyimpan beberapa di gudang tersembunyi (masalah nyata di kebanyakan rumah sakit). Berapa waktu penyelesaian untuk memindahkan ventilator dari satu pasien ke pasien berikutnya? Apakah rumah sakit lokal lain memiliki kapasitas berlebih, dan mungkinkah berbagi dengannya?

Jika Anda melihat bahwa pernyataan masalah Anda hanya memiliki satu solusi, pikirkan kembali. Mulailah dengan fakta yang dapat diamati, bukan opini, penilaian atau interpretasi.

3. Berpikir ke Belakang

Saat menghadapi masalah, daripada melompat ke depan menuju solusi, mundurlah untuk memetakan bagaimana Anda sampai di sini sejak awal.

Diagram fishbone ini, juga dikenal sebagai diagram Ishikawa, memberikan model untuk mengidentifikasi faktor-faktor potensial yang menyebabkan masalah Anda:

Diagram fishbone klasik memiliki enam kategori faktor, tetapi ini bukanlah aturan; Anda mungkin memiliki empat atau tujuh kategori, dan kategori Anda mungkin berbeda. Anggap saja sebagai petunjuk untuk membantu Anda mengatur pikiran Anda. Sebuah firma hukum, misalnya, mungkin tidak memerlukan kategori peralatan, sementara perusahaan software mungkin ingin memasukkan cabang untuk bahasa pemrograman.

Jika perusahaan Anda berjuang dengan moral dan keterlibatan karyawan selama pandemi yang lebih rendah, Anda dapat mengelompokkan faktor-faktor yang berkontribusi ke dalam kategori berikut: lingkungan kerja, teknologi, psikologi, komunikasi dan norma. Anjuran ini akan menuntun Anda untuk memeriksa betapa menantangnya bagi orang untuk bekerja dari rumah; seberapa baik software kolaborasi Anda (dan peralatan komputer orang lain) mendukung kerja kelompok; seberapa efektif perusahaan menciptakan peluang bagi orang untuk terhubung dengan rekan kerja; seberapa baik pesan kepemimpinan menjangkau karyawan; dan norma budaya dan ekspektasi apa yang dapat diterapkan pada kenyataan bekerja dari rumah.

4. Tanyakan Mengapa

Menanyakan “mengapa” berulang kali sebelum Anda menetapkan jawaban adalah cara yang ampuh untuk menghindari melompat ke kesimpulan atau menerapkan solusi yang lemah. Apakah Anda bertanya lima kali, atau tiga, atau sebanyak 11 kali, pada akhirnya Anda akan sampai pada akar masalahnya, karena setiap pertanyaan mendorong Anda untuk lebih memahami masalah yang sebenarnya. Menemukan penyebab utama memastikan bahwa Anda memiliki solusi yang tahan lama, bukan pembalut luka yang menangani gejalanya. Misalnya, bertanya, “Mengapa karyawan kami tidak selalu mengenakan APD yang diamanatkan?” mungkin mengungkapkan bahwa Anda tidak memiliki cukup APD dalam stok, karena penundaan pembelian. Solusi yang jelas – dan tidak efektif – adalah mengirim memo tegas ke departemen pembelian yang menginstruksikannya untuk mempercepat pengiriman. Tetapi penyelidikan yang lebih dalam dengan “mengapa” lebih lanjut akan mengungkapkan bahwa pemasok tidak mengirimkan tepat waktu karena tim akunting sedang menunda pembayaran untuk menghemat uang tunai.. atas arahan CEO.

Seperti yang dikatakan H.L. Mencken, “Untuk setiap masalah yang komplek, ada solusi yang jelas, sederhana dan salah.” Empat langkah ini sebenarnya tidak menjamin solusi. Tapi akan memberi Anda masalah yang lebih jelas. Dan meskipun tidak langsung memuaskan, ini adalah langkah penting untuk menemukan sesuatu yang benar-benar berhasil.

(Visited 17 times, 1 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *