Cara Menggunakan File View Microsoft Outlook

Mencari attachment melalui email bisa memakan waktu dan mengganggu. Untungnya, Microsoft memiliki tampilan File di Outlook Online yang memudahkan untuk menemukan dokumen apapun yang Anda cari. Begini cara kerjanya.

Microsoft Outlook secara tradisional menjadi campuran email, kalender, kontak dan task, tetapi ini meninggalkan komponen kunci: data. Jika Anda menggunakan client desktop Outlook, maka Anda memiliki opsi pencarian yang kuat untuk menutup celah ini. Terkait attachment, ada opsi Has Attachment khusus di tab Search khusus untuk file yang telah Anda kirim atau terima.

Outlook Online tidak memiliki ribbon, tetapi Anda masih dapat mencari attachment dengan mengklik panah di box Search dan mengaktifkan checkbox Attachment.

Microsoft telah selangkah lebih maju dalam Outlook Online dan memperkenalkan tampilan file khusus untuk pelanggan Microsoft 365/Office 365 dan akun Outlook Live.

Anda dapat mengakses tampilan ini dengan mengklik ikon File di sudut kiri bawah Outlook. Secara default, ini akan berada di antara ikon People dan To-Do.

Jika Anda tidak dapat melihatnya, tetapi Anda memiliki ikon tiga titik, klik ikon tiga titik dan kemudian opsi File dari menu yang muncul.

Tampilan default akan menunjukkan semua file, dengan ikon yang menunjukkan jenis file, subjek, pengirimnya, tanggal diterima atau dikirim dan folder penyimpanan email dengan attachment.

Dalam perubahan yang sedikit aneh, file gambar tidak ditampilkan dalam tampilan default ini. Untuk menampilkannya, Anda dapat mengklik File X untuk menampilkan semua file termasuk gambar atau mengklik opsi Photo di sidebar untuk menampilkan gambar saja.

Secara default, file ditampilkan dalam tampilan daftar, tetapi Anda dapat mengklik View dan mengubah ke Tile View untuk menampilkan file sebagai thumbnail.

Di sinilah opsi Photo berada, karena lebih mudah menemukan gambar yang Anda cari.

Untuk membuka attachment, klik dua kali di daftar Attachment, dan ini akan membuka panel preview attachment dan mail yang dilampiri.

Dari sini Anda dapat men-download file dan melakukan berbagai tindakan lain tergantung pada jenis file ini, serta melakukan tindakan standar yang biasanya dapat Anda lakukan dengan email, seperti Reply, Forward dan sebagainya.

Jika Anda hanya perlu mencari attachment dan men-download atau mencetaknya, Anda dapat melewati langkah ini dan men-download atau mencetaknya langsung dari daftar. Klik ikon menu tiga titik di sebelah nama file dan pilih tindakan yang sesuai dari menu.

Cara lainnya, pilih item dengan mengklik lingkaran di sebelah kiri dan opsi yang sama muncul di toolbar.

Ini sangat ideal untuk men-download banyak file sekaligus, karena Anda dapat memilih file sebanyak yang Anda suka menggunakan metode ini.

Setelah Anda selesai dengan file Anda dan Anda ingin kembali ke email Anda, klik ikon Mail di kiri bawah Outlook.

Tampilan File adalah tambahan yang bagus untuk Microsoft Outlook Online. Mudah digunakan, cepat dan memungkinkan Anda mengelola attachment dengan cara yang user friendly yang jelas lebih disempurnakan daripada hanya memilih melalui hasil penelusuran.

(Visited 9 times, 1 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *