Cara Batalkan Kiriman Email Outlook & Gmail

Mengklik mouse yang tergesa-gesa dapat terjadi pada kita. Jadi, tombol Send ditekan, email Anda sedang dalam perjalanan ke penerima, dan Anda merasa ngeri memikirkan konsekuensinya. Sebelum Anda mulai menimbang konsekuensinya dan membuat permintaan maaf, mengapa tidak mencoba recall pesan yang salah itu? Untungnya, banyak email client menyediakan kemampuan untuk membatalkan pengiriman pesan email setelah dikirim. Meskipun teknik ini memiliki sejumlah keterbatasan, teknik ini memberi Anda peluang untuk memperbaiki kesalahan Anda tepat waktu.

Apa Artinya Recall Email di Outlook?

Recall email di Outlook mengacu pada kemampuan untuk menarik email yang telah Anda kirim secara tidak sengaja, sebelum penerima yang dituju membacanya. Fitur ini sangat berguna ketika Anda mengirim pesan yang tidak lengkap, lupa melampirkan file atau tanpa sengaja mengirim email ke orang yang salah. Microsoft Outlook menyediakan dua cara untuk melakukan recall:

• Menghapus pesan dari inbox penerima. Saat Anda memilih opsi ini, email asli akan dihapus dari inbox penerima, dan mereka tidak akan melihatnya lagi.
• Mengganti pesan asli dengan yang baru. Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengirim email yang telah direvisi menggantikan yang asli, memperbaiki kesalahan atau kelalaian.

Sangat penting untuk dicatat bahwa recall email terbatas pada akun Microsoft Exchange dan pengguna Office 365. Fitur ini didukung di Outlook versi 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 dan Outlook 365.

Sementara Outlook memberikan fitur praktis ini, email client lain mungkin menyediakan fungsi serupa dengan nama berbeda. Misalnya, Gmail memberikan opsi Undo Send, yang bekerja sedikit berbeda. Bukannya recall pesan, Gmail menunda pengiriman email untuk waktu yang singkat, memungkinkan pengguna untuk membatalkan proses pengiriman dalam jangka waktu tersebut.

Cara Recall Email di Outlook

Untuk recall pesan email yang dikirim karena kesalahan, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka folder Sent Item dan cari email yang ingin Anda batalkan pengirimannya.
2. Klik dua kali pada email untuk membukanya di window baru. Opsi recall tidak tersedia di Reading Pane.
3. Pada tab Message, di grup Move, klik Action > Recall This Message.
4. Pilih opsi yang sesuai. Di dialog box Recall This Message, pilih opsi Delete Unread Copies of this Message dan klik OK. Untuk diberi tahun tentang hasilnya, pastikan opsi Tell Me if Recall Succeeds or Fails for Each Recipient dipilih.

Tips dan Catatan:

• Jika perintah Recall tidak tersedia, Anda mungkin tidak memiliki akun Exchange, atau fitur tersebut mungkin dinonaktifkan oleh administrator Exchange Anda.
• Recall email akan berlaku untuk semua penerima, karena tidak ada cara untuk membatalkan pengirimannya secara selektif untuk individu tertentu.
• Karena recall email hanya mungkin untuk pesan yang belum dibaca, pastikan untuk melakukan proses secepat mungkin setelah mengirim email.

Cara Recall dan Replace Email di Outlook

Jika pesan terkirim berisi kesalahan atau informasi sensitif, dan Anda ingin menggantinya dengan versi yang telah diperbaiki, Anda dapat menggunakan fitur Outlook Recall Email dengan cara yang sedikit berbeda:

1. Di folder Sent Item, cari email yang ingin Anda batalkan pengiriman dan ganti.
2. Klik dua kali pada pesan untuk membukanya di window terpisah.
3. Lakukan proses recall dengan mengklik tab Message > Action > Recall This Message.
4. Di dialog box yang terbuka, pilih opsi Delete Unread Copies and Replace with a New Message.
5. Outlook akan secara otomatis membuka salinan email asli Anda di window baru. Di sini, Anda dapat melakukan modifikasi yang diperlukan pada email, seperti memperbaiki kesalahan, menambahkan informasi yang kurang atau melampirkan file yang kurang di versi awal. Setelah memodifikasi pesan sesuai keinginan, klik Send.

Perlu diingat bahwa kemampuan untuk recall dan replace email tunduk pada batasan tertentu, yang dijelaskan di bagian selanjutnya.

Persyaratan dan Batasan Recall Outlook

Meskipun proses recall di Outlook umumnya langsung, kondisi tertentu harus dipenuhi agar fitur dapat berfungsi dengan sukses. Berikut adalah persyaratan dan batasan penting yang harus diperhatikan:

1. Akun Office 365 atau Microsoft Exchange. Anda, sebagai pengirim, dan penerima harus memiliki akun email Microsoft 365 atau Microsoft Exchange. Jika salah satu pihak menggunakan layanan email yang berbeda, upaya recall tidak akan efektif.
2. Khusus Windows client. Fitur recall terbatas pada Windows client dari Microsoft Outlook. Ini tidak tersedia di Outlook untuk Mac atau Outlook di web.
3. Pengecualian untuk Azure Information Protection. Pesan yang dilindungi oleh Azure Information Protection tidak dapat dibatalkan pengirimannya. Jika email telah dienkripsi atau berada di bawah batasan keamanan tertentu, upaya recall tidak akan berhasil.
4. Pesan harus ada di Inbox dan belum dibaca. Agar proses recall berhasil, email asli harus ada di Inbox penerima dan harus belum dibaca. Setelah penerima membuka atau memindahkan email ke folder lain, atau jika telah diproses oleh rule apapun, filter spam atau add-in, fungsi recall tidak akan efektif.

Jika keempat persyaratan ini terpenuhi, ada kemungkinan yang masuk akal bahwa Anda dapat mencegah email yang memalukan dibaca oleh penerima. Namun, sangat penting untuk memahami bahwa faktor-faktor tertentu dapat menyebabkan kegagalan recall. Pada bagian selanjutnya, kita akan mengeksplorasi alasan utama mengapa upaya recall mungkin gagal.

Kenapa Saya tidak Dapat Recall Email di Outlook?

Meskipun melakukan proses recall mungkin tampak menjanjikan, hal itu tidak menjamin hasil yang sukses. Beberapa faktor dapat memperumit atau membuat recall menjadi tidak efektif. Berikut adalah beberapa alasan umum mengapa Anda tidak dapat membatalkan pengiriman email di Outlook:

1. Akun Outlook 365 atau Microsoft Exchange Diperlukan

Fitur recall terbatas pada akun email Outlook 365 dan Microsoft Exchange. Namun, bahkan dengan akun ini, kondisi khusus harus dipenuhi agar recall berhasil:

• Pengirim dan penerima harus berada di Outlook Exchange Server yang sama. Jika penerima menggunakan layanan email yang berbeda seperti POP3, IMAP atau Outlook.com, atau jika mereka berada di server Exchange yang berbeda dalam organisasi yang sama, upaya recall akan gagal.
• Penerima harus memiliki koneksi Outlook Exchange yang aktif. Jika mereka bekerja offline dalam Cached Exchange Mode, recall tidak akan berfungsi.
• Email asli harus dikirim dari mailbox Exchange utama, bukan dari Delegate atau Shared Mailbox.

2. Kompatibilitas Windows dan Outlook Client

Fitur recall dirancang untuk bekerja secara eksklusif di sistem operasi Windows dan dengan email client Outlook. Mencoba recall email yang dikirim ke seseorang menggunakan sistem email yang berbeda, seperti Gmail atau Thunderbird, tidak akan berhasil.

Recall tidak didukung untuk versi web Outlook atau Outlook untuk Mac.

3. Ketidakcocokan dengan Aplikasi Seluler

Upaya recall tidak akan berfungsi untuk email yang dibaca di perangkat seluler menggunakan email client seperti Gmail atau Apple Mail. Meskipun penerima menggunakan pengaturan Exchange ActiveSync (EAS) untuk Outlook di smartphone atau tablet, recall mungkin gagal karena berbagai masalah kompatibilitas.

4. Email tidak Ada di Inbox Penerima

Agar recall berhasil, email harus tetap berada di folder Inbox penerima. Jika telah dipindahkan secara manual ke folder lain atau dialihkan oleh rule Outlook, sort filter, kode VBA atau add-in, upaya recall akan gagal.

5. Email Sudah Dibaca

Recall hanya berfungsi untuk pesan yang belum dibaca. Jika email sudah dibuka oleh penerima, email tersebut tidak akan dihapus secara otomatis dari Inbox mereka. Sebaliknya, penerima mungkin menerima notifikasi bahwa Anda telah meminta untuk recall pesan aslinya.

6. Mungkin Gagal untuk Folder Public dan Share

Folder public menghadirkan tantangan karena banyak orang dapat mengakses Inbox. Jika ada orang yang membuka email, recall akan gagal, dan pesan asli akan tetap berada di Inbox sebagai “read”.

Mempertimbangkan keterbatasan ini, sangat penting untuk segera mengambil tindakan saat mencoba membatalkan pengiriman di Outlook. Jika Anda sangat perlu memperbaiki email, disarankan untuk menindaklanjuti langsung dengan penerima atau mengirim email yang telah diperbaiki untuk memastikan mereka menerima informasi yang dimaksud secara akurat.

Apa yang Terjadi Saat Anda Recall Email di Outlook

Apakah recall berhasil atau gagal ditentukan oleh sejumlah faktor yang berbeda. Hasil keberhasilan dan kegagalan juga mungkin berbeda tergantung pada pengaturan Outlook dan keadaan tertentu.

Recall Sukses

Dalam keadaan yang sempurna, penerima tidak akan pernah tahu bahwa pesan telah diterima dan dihapus atau diganti setelahnya. Dalam beberapa situasi, notifikasi recall mungkin dipicu.

Di sisi pengirim: Outlook akan mengirimi Anda laporan yang mengonfirmasi bahwa pesan Anda telah berhasil di-recall.

Di sisi penerima: Dalam banyak kasus, penghapusan atau penggantian pesan asli akan luput dari perhatian, selain dari beberapa notifikasi mail di system tray.

Recall Gagal

Terlepas dari alasan kegagalan recall, hasil berikut biasanya dialami.

Di sisi pengirim: Outlook akan mengirimi Anda laporan yang memberitahukan bahwa recall pesan gagal.

Di sisi penerima: Sebagian besar, penerima tidak akan menyadari bahwa pengirim sedang mencoba recall pesan. Dalam beberapa situasi, mereka mungkin diberi tahu tentang upaya recall, tetapi email asli akan tetap utuh di inbox mereka.

Bagaimana Saya Tahu jika Recall Berhasil?

Setelah Anda melakukan recall pesan di Outlook, bagaimana Anda tahu jika email yang di-recall berhasil atau tidak? Mudah. Microsoft akan secara otomatis membuat laporan untuk Anda.

Untuk memeriksa status upaya recall email, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di Inbox Anda, cari Message Recall Report dari Office 365.
2. Dalam laporan, klik tautan berlabel View Message Recall Report. Ini akan membuka laporan di browser web Anda.
3. Tinjau status recall. Laporan akan menampilkan jumlah pesan yang di-recall, tertunda dan gagal serta memberikan detail spesifik untuk setiap upaya recall pesan.

Terkadang, status berhasil bisa menyesatkan, misalnya, saat penerima membuka pesan Anda, lalu menandainya sebagai unread. Dalam hal ini, recall masih mungkin dilaporkan berhasil meskipun pesan aslinya benar-benar telah dibaca.

Cara Pulihkan Email yang Di-recall di Outlook

Anda melihat notifikasi mail baru di system tray tetapi tidak melihat email itu di Inbox Anda? Kemungkinan pengirim telah me-recall-nya. Namun, karena pesan disimpan di mailbox Anda untuk sementara waktu, itu meninggalkan jejak, dan dimungkinkan untuk memulihkannya. Begini caranya:

1. Pada tab Folder, di grup Clean Up, klik tombol Recover Deleted Items. Atau buka folder Deleted Items dan klik tautan Recover Items Recently Removed from this Folder di bagian atas.
2. Di dialog box yang muncul, cari pesan Recall, dan Anda akan melihat pesan asli di atasnya.
3. Pilih pesan asli, pilih opsi Restore Selected Items, dan klik OK.

Pesan yang dipilih akan dikembalikan ke folder Deleted Items atau Inbox, tergantung pada pengaturan Outlook Anda. Karena Outlook membutuhkan waktu untuk sinkronisasi, mungkin diperlukan beberapa menit untuk menampilkan pesan yang dipulihkan.

Catatan:

• Bergantung pada pengaturan Exchange Server, opsi ini mungkin tersedia atau tidak tersedia untuk akun email Anda.
• Hanya pesan yang berada dalam Retention Period yang ditetapkan untuk mailbox Anda yang dapat dipulihkan. Panjang periode ini bergantung pada pengaturan Exchange atau Office 365 Anda, dengan default adalah 14 hari.

Apa Artinya Jika Anda Dapat Pesan Recall?

Ketika Anda mendapatkan notifikasi recall, itu berarti pengirim tidak ingin Anda membaca pesan aslinya dan telah berusaha untuk membatalkan pengirimannya.

Paling sering, pesan recall diterima saat penerima menggunakan versi desktop Outlook yang tidak ada di Exchange Server. Dalam kejadian itu, penerima hanya menerima catatan bahwa upaya recall telah dilakukan. Pesan asli tidak akan dihapus dari inbox mereka.

Cara Batalkan Pengiriman Email di Outlook Web

Sayangnya, Outlook web, juga dikenal sebagai Outlook Online, tidak memiliki opsi recall yang mirip dengan aplikasi Outlook desktop. Namun, ia memberikan fitur Undo Send yang memungkinkan Anda untuk membatalkan pengiriman email dalam waktu singkat. Berikut cara mengonfigurasi dan menggunakan opsi ini:

1. Akses pengaturan. Pertama, masuk ke akun Outlook di web Anda dan klik ikon roda gigi di pojok kanan atas layar.
2. Arahkan ke Undo Send. Di menu Setting yang terbuka, pilih bagian Compose and Reply, dan scroll ke bawah untuk menemukan opsi Undo Send.
3. Tetapkan periode pembatalan. Di bawah bagian Undo Send, sesuaikan slider untuk mengatur durasi yang diinginkan. Saat ini, batas maksimal periode pembatalan adalah 10 detik.

Menggunakan Fitur Undo Send

Setelah mengirim email, window pop-up kecil berlabel Sending akan muncul di bagian bawah panel email. Jika Anda perlu membatalkan pengiriman email, segera ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol Undo. Dalam periode pembatalan yang Anda tetapkan, klik tombol Undo untuk menghentikan pengiriman pesan.
2. Edit atau hapus pesan. Setelah mengklik Undo, Outlook akan membuka pesan dalam mode tulis, memungkinkan Anda melakukan pengeditan yang diperlukan atau menghapus email seluruhnya.

Perhatikan bahwa fitur Undo Send di Outlook web memberi Anda kesempatan singkat untuk memperbaiki kesalahan atau kekurangan dalam email Anda. Setelah periode pembatalan berlalu, Anda tidak dapat membatalkan pengiriman email melalui fitur ini. Oleh karena itu, sangat penting untuk bertindak cepat dalam periode pembatalan.

Cara Undo Send di Gmail

Undo Send adalah fitur default di Gmail yang memungkinkan Anda me-recall email segera setelah mengirimnya. Tidak seperti Outlook di web, tidak perlu mengonfigurasi fitur ini secara khusus di Gmail.

Berikut cara menggunakan Undo Send di Gmail:

1. Tulis email Anda dan tekan tombol Send seperti biasa.
2. Setelah mengirimkan email, opsi Undo akan otomatis muncul di pojok kiri bawah layar.
3. Anda memiliki waktu sekitar 30 detik untuk mengambil keputusan sebelum opsi Undo menghilang. Selama periode singkat ini, Anda dapat memilih untuk membatalkan pengiriman email.

Tidak seperti fitur Recall Outlook, opsi Undo Gmail tidak me-recall email dari mailbox penerima. Fitur ini berfungsi lebih seperti rule pengiriman tunda Outlook, untuk sementara menunda pengiriman email yang sebenarnya. Jika Anda tidak menggunakan opsi Undo dalam 30 detik, pesan akan dikirim secara permanen ke penerima.

Alternatif Recall Pesan

Karena recall pesan tidak dapat diprediksi karena berbagai faktor, salah satu solusi berikut mungkin berguna.

Menunda Pengiriman Email

Jika Anda sering mengirimkan informasi penting, kegagalan recall bisa menjadi kesalahan yang merugikan. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda dapat mengonfigurasi Outlook untuk menunda pengiriman email selama interval waktu tertentu. Dengan cara ini, Anda memiliki kesempatan untuk menarik pesan yang tidak pantas dari Outbox Anda dan memperbaiki kesalahan sebelum dikirim.

Tersedia dua opsi untuk pendekatan ini:

• Siapkan rule Outlook untuk menetapkan penundaan antara menekan tombol Send dan pengiriman pesan yang sebenarnya. Anda dapat menerapkan penundaan ini ke semua pesan keluar atau hanya yang memenuhi syarat tertentu, seperti dikirim dari akun tertentu.
• Menunda pengiriman email tertentu yang sedang Anda buat.

Kirim Permintaan Maaf

Jika email yang salah kirim tidak berisi informasi sensitif dan isinya tidak terlalu tidak pantas, mengirim pesan permintaan maaf secara singkat adalah solusi yang paling sederhana. Akui saja kesalahannya, minta maaf dengan tulus dan atasi masalah apapun yang diajukan di email. Lagipula, berbuat salah adalah manusiawi.

Itulah cara membatalkan pengiriman email di Outlook. Ingatlah bahwa fitur recall tidak mudah, dan keberhasilannya bergantung pada banyak variabel seperti tindakan penerima, pengaturan server dan kompatibilitas email client. Oleh karena itu, berhati-hatilah, tinjau email dengan teliti, dan pertimbangkan pendekatan alternatif untuk mengurangi kebutuhan untuk mengandalkan proses recall yang terkadang tidak pasti.